Gestion — Outil interne
Application de gestion de relances
Un outil interne qui centralise les échéances, génère les courriers de relance et trace chaque action, en remplacement de tableurs partagés.
Contexte
Une structure devait suivre un volume important d'échéances et de relances, réparties entre plusieurs agents, avec des obligations de traçabilité. Les données présentées publiquement sont anonymisées.
Problème
Le suivi des relances reposait sur des tableurs partagés : échéances oubliées, courriers rédigés à la main, aucune traçabilité et une charge de travail répétitive importante.
Objectifs
- Ne plus manquer aucune échéance
- Automatiser la production des courriers
- Tracer chaque action pour le contrôle interne
Utilisateurs
Les agents qui traitent les dossiers au quotidien, leurs responsables qui suivent l'activité, et l'administration qui audite les actions.
Solution proposée
Une application centralisée avec échéancier automatique, génération de courriers à partir de modèles, relances par email planifiées et historique complet de chaque dossier.
Architecture
Application PHP avec base MySQL, moteur de gabarits pour les courriers, génération PDF côté serveur et tâches planifiées pour les alertes et relances automatiques.
Fonctionnalités
- Échéancier avec alertes automatiques
- Génération de courriers PDF à partir de modèles
- Relances email planifiées
- Historique et traçabilité par dossier
- Rôles et permissions par service
- Exports Excel pour le reporting
Choix techniques
La pile technique a été alignée sur l'environnement existant de la structure pour faciliter l'hébergement et la maintenance interne. Chaque action sensible est journalisée avec l'auteur, la date et l'état avant/après.
Difficultés rencontrées
La migration des données historiques depuis des tableurs hétérogènes a demandé un travail de nettoyage et de validation : un module d'import avec rapport d'anomalies a été développé pour fiabiliser la reprise.
Résultats obtenus
Le suivi est passé d'une logique de mémoire individuelle à un processus outillé : les échéances sont anticipées, les courriers uniformisés et chaque dossier est auditable.
- Disparition des relances oubliées grâce à l'échéancier automatique
- Rédaction des courriers ramenée de plusieurs minutes à quelques secondes
Pistes d'évolution
- Tableau de bord statistique par service
- Signature électronique des courriers