Enseignement supérieur — Service public
Passeport Mobilité Études — Université de Guyane
Un téléservice de l'Université de Guyane permettant aux étudiants de demander en ligne leur attestation de non-existence de filière, avec suivi en temps réel et délivrance d'attestations officielles signées.
Contexte
Le dispositif Passeport Mobilité Études finance la mobilité des étudiants ultramarins qui poursuivent leurs études hors de leur territoire faute de filière locale. Pour en bénéficier, l'étudiant doit fournir une attestation de non-existence de filière délivrée par l'Université de Guyane — une démarche jusque-là traitée manuellement par le service orientation (DOSIP).
Problème
Les étudiants résidant en Guyane qui poursuivent leurs études ailleurs faute de filière locale doivent obtenir une attestation officielle de l'université. La démarche se faisait manuellement, sans visibilité sur l'avancement ni les délais.
Objectifs
- Dématérialiser la demande d'attestation de bout en bout
- Donner aux étudiants une visibilité en temps réel sur leur dossier
- Outiller l'instruction et la délivrance côté service
- Délivrer des attestations officielles signées
Utilisateurs
Les étudiants résidant en Guyane qui déposent leur demande, et les agents du service orientation de l'université qui instruisent les dossiers et délivrent les attestations.
Solution proposée
Une plateforme 100 % en ligne : l'étudiant crée son compte, dépose sa demande avec sa pièce justificative, suit l'instruction en temps réel et reçoit une attestation signée officielle, par email et dans son espace personnel.
Architecture
Application web PHP hébergée sur l'infrastructure de l'université, avec base de données SQL, génération d'attestations PDF signées et notifications email automatiques à chaque changement d'état du dossier.
Fonctionnalités
- Espace étudiant sécurisé
- Formulaire de demande avec pièce justificative
- Suivi du dossier en temps réel
- Notifications email à chaque étape
- Attestations officielles signées, téléchargeables
- Back-office d'instruction pour le service
- Traitement conforme au RGPD
Choix techniques
La pile technique est alignée sur l'hébergement interne de l'université pour faciliter l'exploitation et la maintenance. L'attestation est générée comme un document officiel signé, envoyée par email et disponible en permanence dans l'espace personnel de l'étudiant.
Difficultés rencontrées
L'enjeu principal était la fiabilité du circuit de bout en bout : contrôle des pièces justificatives, états de dossier clairs, notifications systématiques et délivrance d'un document officiel opposable — le tout en restant simple pour des étudiants qui ne font la démarche qu'une fois.
Résultats obtenus
La démarche est passée du guichet au tout-en-ligne : les étudiants déposent et suivent leur demande à distance, le service instruit dans un outil dédié, et l'attestation signée est délivrée sous environ 7 jours ouvrés après validation.
- Démarche entièrement dématérialisée, accessible 24h/24
- Traitement annoncé d'environ 7 jours ouvrés après validation du dossier
Pistes d'évolution
- Extension à d'autres démarches du service orientation
- Statistiques de traitement pour le pilotage